GESTOR D’EXPEDIENTS (H/D)

Descripció de l'oferta

Assegurar una gestió integral, ordenada i rigorosa dels expedients (subvencions, concursos i serveis concertats) des de la resolució fins a la justificació i el cobrament, garantint el compliment de terminis, requisits, qualitat documental i traçabilitat, en coordinació amb les àrees internes i els organismes concedents. És un lloc ideal per a persones que gaudeixen amb tasques administratives, el rigor documental i el control d’expedients complexos, i que troben motivació en assegurar ordre, traçabilitat i compliment.

Detall de les funcions del lloc de feina

Funció A — Coordinació del cicle de vida de l’expedient (de resolució a cobrament) • Planificar i coordinar el calendari de l’expedient: resolució, acceptació, execució, justificació, esmenes i cobrament. • Coordinar amb les àrees implicades els timings, responsabilitats i documentació necessària, garantint entregues dins termini. • Fer seguiment de l’estat de cada expedient i anticipar riscos (terminis, requisits, manca de documents), proposant accions correctores. Funció B — Gestió administrativa i documental de justificació (coneixement administratiu) • Preparar i coordinar la justificació econòmica i administrativa: recollida, revisió i ordenació d’evidències (factures, nòmines, assegurances socials/TC, contractes, comprovants de pagament, extractes, etc.) segons criteris de l’organisme. • Treballar estretament amb Comptabilitat/Finances i RRHH per assegurar la correcta imputació i coherència documental. • Verificar que la documentació compleix requisits formals (dates, conceptes, elegibilitat, traçabilitat, vincle amb activitat, justificants). • Preparar informes econòmics i paquets documentals per a justificació, inspeccions i auditories. • Mantenir arxiu digital i físic ordenat i traçable per expedient (control de versions i evidències). Funció C — Tramitació, requeriments i interlocució operativa amb l’administració • Tramitar presentacions formals vinculades a la fase de gestió/justificació (annexos, justificacions, esmenes, ampliacions de termini, etc.). • Gestionar requeriments addicionals i respostes a consultes de l’organisme concedent, assegurant consistència i terminis. • Coordinar i atendre inspeccions i auditories amb rigor, centralitzant documentació i interlocució operativa. Funció D — Control intern, quadres de comandament i traçabilitat • Actualitzar quadres de comandament amb l’estat dels expedients (presentats, aprovats, justificats, cobrats) i indicadors de control. • Elaborar informes periòdics per al/la Responsable i Direcció (terminis, riscos, incidències, previsió de cobraments). • Custodiar la documentació final i garantir la disponibilitat per consultes internes i externes. Funció E — Obligacions de publicitat i compliment formal • Garantir el compliment de les obligacions de publicitat i difusió quan siguin exigibles (web, xarxes, cartelleria, logotips, textos obligatoris), coordinant-se amb Comunicació o l’àrea corresponent. Funció F — Suport transversal al Departament • Donar suport al/la Responsable i al Tècnic/a de Projectes en la gestió d’informació d’expedients i coherència documental. • Col·laborar amb el tècnic administratiu de suport per mantenir repositoris i documentació base (certificats, registres, etc.). Funció G: Compliment Normatiu Activitats relacionades: • Conèixer i portar a la pràctica el Codi de Conducta, les Bones Pràctiques Mediambientals i les Bones Pràctiques d’Higiene i Compliance • En cas de detectar incidències mediambientals, de seguretat alimentària, de prevenció de riscos laborals... s’ha d’avisar al responsable de la secció/àrea.

Requisits

• Experiència 3 anys. Experiència com a gerent/a de negoci, tasques administratives variades, gestió de diversos projectes Tracte amb públic

Condicions del lloc de treball

• Contracte laboral indefinit
• Jornada completa